Terima servis

Layar Terima servis mencatat unit yang dibawa pelanggan dan memberinya nomor servis. Setiap unit lalu melewati tahapan yang sama: Diterima → Screening → Diagnosa → Menunggu persetujuan → Dikerjakan → QC → Selesai → Sudah diambil. Bila part belum ada, ada tahap Menunggu part sebelum Dikerjakan. Servis juga bisa dibatalkan dengan biaya pemeriksaan. Status di kanan atas halaman servis selalu menunjukkan posisinya.

Langkah menerima unit

1. Klik Terima servis (selalu ada di kanan atas).
2. Ketik sebagian nomor HP atau nama pelanggan. Daftar pelanggan terdaftar yang cocok atau mirip langsung muncul (salah ketik sedikit tetap ketemu).
3. Pilih pelanggan dengan klik, atau tombol panah lalu Enter. Data pelanggan dan perangkat yang pernah diservis terisi otomatis. Bila belum terdaftar, pilih Pelanggan baru di baris terakhir lalu isi nama dan nomor HP-nya.
4. Isi jenis, merek, model, serial number, keluhan, kondisi fisik, kelengkapan (charger, tas, dll.), dan pilih teknisi.
5. Bila perlu, tambahkan foto unit (lihat bagian Foto dokumentasi di bawah).
6. Simpan (bisa dengan Ctrl + Enter). Unit mendapat nomor servis, misalnya SRV-2610-0001.
7. Cetak tanda terima untuk pelanggan (thermal atau A5) dan kirim konfirmasi lewat tombol WhatsApp. Tombol Label juga muncul untuk mencetak label unit.
8. Bila pelanggan membayar uang muka, klik Terima DP di halaman servis. DP otomatis dipotong saat invoice diterbitkan.

Foto dokumentasi (opsional)

Foto unit bisa diambil di empat proses, semuanya tidak wajib: pembuatan nota (di formulir terima servis), screening, QC, dan penyerahan unit (di dialog serah terima).

1. Tekan tombol foto, lalu pilih Ambil dari kamera (kamera dibuka di dalam aplikasi; bisa memotret beberapa kali lalu Selesai) atau Pilih dari galeri.
2. Beri keterangan bila perlu, mis. "baret sudut kiri". Keterangan tampil di bawah foto dan bisa diubah saat foto dibuka.
3. Foto pembuatan nota tampil di kartu Unit (dekat kondisi & kelengkapan), foto screening di tab Screening, foto QC di tab QC, dan foto penyerahan di tab Riwayat pada catatan serah terima.
4. Tombol Simpan foto menyimpan foto ke perangkat (di HP: folder Download, lalu bisa dibagikan ke WhatsApp).

Tombol foto hanya aktif selama prosesnya berjalan. Begitu servis pindah dari pembuatan nota ke screening, foto pembuatan nota sudah tidak bisa ditambah — yang aktif hanya foto screening, begitu seterusnya. Foto proses yang sudah lewat tetap bisa dilihat. Foto dikecilkan otomatis sebelum dikirim ke server (HP tidak menyimpan fotonya) dan ikut ter-backup. Paling banyak 12 foto per proses.

Siapa yang boleh mengubah data servis

Data servis (data unit, foto, screening, diagnosa, estimasi, jasa, part, dan QC) hanya bisa diubah oleh orang yang sedang bertugas di tahap itu, atau Pemilik:

• Tahap Diterima: orang yang membuat nota (kasir, admin, atau teknisi).
• Screening sampai QC: teknisi yang ditugaskan. Teknisi yang memulai screening otomatis ditugaskan ke servis itu.
• Pemilik yang ikut mengerjakan: bila Pemilik memulai screening atau mulai mengerjakan servis yang belum punya teknisi, namanya tercatat sebagai teknisi servis itu — tampil di daftar servis, papan kerja, nota, dan laporan komisi. Pemilik juga muncul di pilihan teknisi dengan tanda Pemilik.
• Bila pekerjaan dilimpahkan ke teknisi lain, teknisi baru yang berhak; teknisi sebelumnya tidak bisa lagi mengubah apa pun.
• Pegawai lain hanya bisa melihat; halaman servis menampilkan siapa yang menangani.
• Setiap perubahan oleh Pemilik pada tugas orang lain tercatat di tab Riwayat (tanda Pemilik, nama, dan waktu).
• Tidak terikat petugas: invoice, pembayaran, DP, mencatat jawaban pelanggan atas estimasi, dan serah terima — siapa pun yang punya izinnya (mis. kasir yang sedang jaga). Admin tetap bisa menugaskan/mengganti teknisi, membatalkan, dan rollback, tetapi tidak mengubah isi data servis.

Perhatian: Yang bisa menambah, mengubah keterangan, atau menghapus foto hanya petugas proses itu (pembuat nota, teknisi yang ditugaskan, atau yang menyerahkan unit) dan Pemilik. Servis yang dibatalkan tidak menerima foto lagi, kecuali foto penyerahan saat unit dikembalikan ke pelanggan.

Pertanyaan umum

Pelanggan lama memakai nomor dengan awalan 62. Apakah tetap dikenali? Ya. Nomor HP dipakai untuk mengenali pelanggan lama, termasuk bila ditulis dengan awalan 62.

Apakah foto wajib? Tidak. Foto di keempat proses semuanya opsional.

Bagaimana kalau salah mengetik data unit setelah disimpan? Pemilik bisa memperbaikinya lewat tombol Ubah di kartu Unit (lihat Daftar & halaman servis).