Diagnosa, estimasi & persetujuan pelanggan

Kata "" ditandai di halaman ini. Hapus tanda

Untuk apa

Setelah screening, teknisi mencatat temuan kerusakan dan menyusun estimasi biaya (jasa + part + biaya lain). Estimasi disampaikan ke pelanggan, lalu jawabannya dicatat: setuju atau menolak. Perbaikan baru dimulai setelah pelanggan setuju, sehingga tidak ada lagi "saya tidak pernah setuju biaya segini".

Saat pelanggan setuju, isi estimasi otomatis menjadi daftar pekerjaan dan part yang dicadangkan dari stok. Bila part belum cukup, servis otomatis menunggu part.

Siapa yang bisa

Kasir bawaan tidak punya hak estimasi. Bila kasir perlu mencatat jawaban pelanggan di meja depan, centang hak Membuat dan mencatat persetujuan estimasi pada peran Kasir.

Aturan

• EST-1 — Diagnosa hanya bisa disimpan setelah screening dimulai, oleh teknisi yang ditugaskan atau Pemilik, dan wajib berisi Temuan. Estimasi juga hanya bisa disusun setelah screening dimulai (mulai 1.9.0; sebelumnya bisa tersimpan di tahap Diterima tetapi tidak bisa disampaikan), oleh teknisi yang ditugaskan atau Pemilik.
• EST-2 — Estimasi berisi 1–50 baris: Jasa, Part (wajib dipilih dari daftar stok), atau Biaya lain. Total = jumlah dari (jumlah × harga) tiap baris, dihitung sampai sen (2 angka di belakang koma).
• EST-3 — Revisi estimasi selalu membuat versi baru. Versi lama yang belum dijawab berubah menjadi Diganti versi baru dan tidak bisa dikirim atau dijawab lagi.
• EST-4 — Menandai estimasi sudah disampaikan (Kirim lewat WhatsApp, Sudah disampaikan lewat telepon, atau Disampaikan langsung) memindahkan servis ke Menunggu persetujuan. Estimasi tidak bisa disampaikan selama servis masih di tahap Diterima.
• EST-5 — Pelanggan setuju: baris jasa dan biaya lain menjadi pekerjaan, part dicadangkan dari stok, lalu servis masuk Dikerjakan; bila stok tersedia salah satu part kurang, servis masuk Menunggu part.
• EST-6 — Pelanggan menolak: estimasi tercatat ditolak dan servis tetap di Menunggu persetujuan. Lanjutkan dengan revisi estimasi, atau batalkan servis dengan biaya pemeriksaan.
• EST-7 — Part bisa digabung ke jasa (tombol + Part untuk jasa ini): pelanggan hanya melihat nama jasa dengan harga gabungan, part ikut garansi jasanya, dan part hanya bisa digabung ke baris jasa (bukan Biaya lain).
• EST-8 — Setiap baris jasa dan part terpisah boleh diberi garansi (Hari/Minggu/Bulan/Tahun, paling lama 3.650 hari — pilihan terbesar 9 tahun, 119 bulan, 521 minggu, atau 3.650 hari); kosong berarti garansi bawaan toko. Biaya lain tidak pernah bergaransi.
• EST-9 — Mencatat jawaban pelanggan tidak terikat teknisi yang bertugas: siapa pun yang punya hak estimasi bisa mencatatnya. Dengan add-on WhatsApp otomatis, balasan SETUJU/TOLAK pelanggan tercatat sendiri dan petugas masih bisa membatalkan persetujuan dari balasan itu.
• EST-10 — Susunan estimasi yang belum disimpan menjadi tab draf Estimasi di komputer/HP itu (bawaan 7 hari). Menekan Batal di penyusun estimasi membuang drafnya.

Contoh hitungan

Laptop Lina Marlina (Axioo MyBook 14) minta upgrade SSD (data contoh). Teknisi menyusun estimasi:

Pelanggan melihat di WhatsApp baris - Upgrade SSD: Rp 725.000 (garansi 3 bulan), tanpa nama SSD. Di dalam aplikasi stok, modal, dan pendapatan part tetap tercatat terpisah.

Lina minta sekalian tambah RAM. Teknisi klik Revisi estimasi dan menambah part terpisah RAM 8 GB DDR4 SODIMM 1 × Rp 450.000 (garansi 1 tahun):

1. Total versi 2 = Rp 75.000 + Rp 650.000 + Rp 450.000 = Rp 1.175.000.
2. Versi 1 (Rp 725.000) menjadi Diganti versi baru.

Contoh sen. Biaya lain "Ongkos kirim part" 1 × Rp 18.500,50 tetap tercatat Rp 18.500,50; total ikut bertambah sampai sen.

Contoh kasus toko

Laptop Yoga Pratama (Asus X441, "Laptop mati total") selesai didiagnosa: IC power short. Teknisi Andi membuat estimasi Jasa perbaikan Rp 350.000 lalu menekan Kirim lewat WhatsApp. Status berubah menjadi Menunggu persetujuan.

Sore harinya Yoga menelepon dan setuju. Andi sedang keluar, jadi Admin membuka servis itu dan menekan Pelanggan setuju dengan catatan "Setuju lewat telepon". Pekerjaan otomatis masuk tab Jasa & part dan servis pindah ke Dikerjakan.

Bila Yoga menolak, Admin menekan Pelanggan menolak. Servis tetap menunggu persetujuan sampai teknisi membuat estimasi revisi atau servis dibatalkan dengan biaya pemeriksaan.

Pengaturan terkait

• Pengaturan → Kasir & pajak → Garansi bawaan toko — garansi yang dipakai bila kolom garansi baris dikosongkan. Lihat Pengaturan: Kasir & pajak.
• Pengaturan → Pesan WhatsApp & pengingat — template Estimasi biaya dan pengingat estimasi belum dijawab (bawaan 2 hari). Lihat Pengaturan: Pesan WhatsApp & pengingat.
• Pengaturan → Identitas & tampilan → Angka & draf formulir — tampilan sen dan lama draf. Lihat Tab draf formulir.
• Panduan langkah demi langkah: Diagnosa & estimasi, WhatsApp: kirim, pesan gagal & balasan pelanggan.

Batasan

• Estimasi yang sudah disimpan tidak bisa diubah langsung; perubahan selalu lewat versi baru.
• Pelanggan tidak bisa menyetujui estimasi lewat halaman lacak online; persetujuan dicatat petugas atau lewat balasan WhatsApp (add-on).
• Stok yang kurang tidak menghalangi persetujuan; servis hanya ditandai Menunggu part. Kekurangan stok baru menghalangi saat invoice diterbitkan.
• Draf estimasi hanya tersimpan di komputer/HP tempat estimasi disusun.

Pertanyaan umum

Pelanggan minta estimasi diubah. Apakah estimasi lama hilang? Tidak. Estimasi lama tersimpan di Estimasi sebelumnya dengan tanda Diganti versi baru.

Kenapa pelanggan tidak melihat nama part di estimasi? Karena part itu digabung ke jasa. Bila ingin tampil sendiri, tambahkan sebagai part terpisah.

Pelanggan menolak. Servisnya otomatis batal? Tidak. Servis tetap menunggu persetujuan. Buat revisi estimasi, atau batalkan servis dan isi biaya pemeriksaan bila ada.

Kasir tidak melihat tombol Pelanggan setuju. Kenapa? Peran Kasir bawaannya tidak punya hak estimasi. Pemilik bisa mencentangnya di Peran & hak akses.