Garansi & klaim garansi

Kata "" ditandai di halaman ini. Hapus tanda

Untuk apa

Setiap jasa dan part yang dijual bisa punya masa garansi sendiri (mis. jasa ganti keyboard 3 bulan, SSD 1 tahun). Garansi mulai berjalan saat unit diambil pelanggan. Bila unit kembali dalam masa garansi, toko membuat nota klaim yang tersambung ke nota sebelumnya, sehingga riwayatnya utuh: nota pertama → klaim 1 → klaim 2 …

Bila klaim ternyata tidak bisa diperbaiki, Klaim gagal / refund mengembalikan uang pelanggan (sebagian atau seluruhnya), mencatatnya sebagai beban garansi, dan mengakhiri garansi rantai itu.

Bila sebagian pekerjaan dulu dikerjakan bengkel / pihak ketiga, pelanggan tetap hanya berurusan dengan toko, dan bengkel hanya berurusan dengan toko. Toko berunding dulu dengan bengkel berapa yang mereka kembalikan, lalu menentukan refund ke pelanggan. Keduanya dicatat terpisah di bulan terjadinya (mulai 1.9.1); pembukuan bulan sebelumnya tidak berubah.

Siapa yang bisa

Aturan

• GAR-1 — Garansi dicatat per tindakan: setiap jasa dan part terpisah punya angka + satuan (Hari/Minggu/Bulan/Tahun, paling lama 3.650 hari — pilihan terbesar 9 tahun, 119 bulan, 521 minggu, atau 3.650 hari). Kosong berarti Garansi bawaan toko (bawaan 30 hari). Part yang digabung ke jasa ikut garansi jasanya; Biaya lain dan Part garansi tidak bergaransi.
• GAR-2 — Garansi mulai pada tanggal serah terima. Cara hitung: 1 minggu = 7 hari; 1 bulan = tanggal yang sama bulan berikutnya (bila tanggal itu tidak ada, hari terakhir bulan itu); 1 tahun = tanggal yang sama tahun berikutnya.
• GAR-3 — Masa garansi servis yang terisi otomatis saat serah terima adalah garansi tindakan yang berakhir paling akhir; petugas boleh mengubahnya sebelum konfirmasi. Servis batal tidak bergaransi.
• GAR-4 — Klaim garansi hanya bisa dibuat dari nota terakhir di rantai, bila unit nota itu sudah diambil, nota itu selesai atau batal, garansi rantai (dihitung dari nota pertama + tambahan) belum berakhir, dan garansi belum diakhiri oleh klaim gagal. Di nota lain tombolnya nonaktif dengan alasannya.
• GAR-5 — Nota klaim baru otomatis berprioritas Express, memakai pelanggan, perangkat, dan teknisi nota asal, serta tersambung ke nota pertama; garansinya tetap dihitung dari nota pertama.
• GAR-6 — Saat menyerahkan unit dari nota klaim, Tambahan masa garansi (hari, maks. 3.650) memperpanjang akhir garansi seluruh rantai.
• GAR-7 — Nota klaim yang tidak punya tagihan bisa diserahkan tanpa invoice; part yang dipakai keluar dari stok saat serah terima dan modalnya dicatat sebagai beban garansi.
• GAR-8 — Klaim gagal / refund hanya untuk nota klaim (bukan nota pertama), sebelum nota klaim selesai atau diambil, dan hanya sekali per nota klaim. Nominal paling banyak = total yang sudah dibayar pelanggan pada seluruh rantai dikurangi refund sebelumnya; nominal Rp 0 boleh (klaim gagal tanpa pengembalian uang).
• GAR-9 — Refund mengeluarkan uang dari kas/bank yang dipilih, dicatat sebagai beban garansi dengan nomor RFG-…, dan saldo kas/bank tidak boleh menjadi minus.
• GAR-10 — (Berubah di 1.9.0) Klaim gagal mencatat pembatalan garansi sebagai catatan baru di nota klaim; data nota asal tidak diubah. Nota klaim otomatis dibatalkan, part yang dicadangkan dilepas, unit siap dikembalikan, dan garansi rantai berakhir sehingga tidak bisa diklaim lagi.
• GAR-11 — (Mulai 1.9.1) Pada nota klaim, modal ke pihak ketiga dicatat sebagai Beban Garansi (bukan HPP) dan Utang Pihak Ketiga, satu kali saja: saat invoice nota klaim terbit (dibalik bila invoice dibatalkan), saat nota klaim diserahkan tanpa memuat jasa itu di invoice (mis. tanpa invoice, atau klaim batal yang hanya ditagih biaya pemeriksaan), atau saat Klaim gagal / refund disimpan — bengkel tetap dibayar walau klaim gagal. Klaim yang sudah dinyatakan gagal tidak bisa di-Rollback agar tidak tercatat dua kali.
• GAR-12 — (Mulai 1.9.1) Dialog Klaim gagal / refund menampilkan jasa pihak ketiga di seluruh rantai (nota pertama, klaim sebelumnya, klaim ini) beserta nama bengkelnya. Per jasa bisa diisi Pengembalian dari pihak ketiga (boleh kosong): Sudah diterima → uang masuk ke kas/bank yang dipilih; Dijanjikan → tercatat sebagai Piutang Pihak Ketiga. Keduanya dicatat sebagai pendapatan Pengembalian dari Pihak Ketiga pada tanggal hari ini, nomor PPK-…, menyebut nota klaim & nota asal. Nominal tidak boleh melebihi modal jasa itu dikurangi pengembalian sebelumnya (bila modal tidak tercatat — kosong/0, mis. data lama — tidak dibatasi; periksa angkanya sebelum menyimpan). Setelah klaim gagal disimpan, pengembalian masih bisa ditambah dengan Catat pengembalian pihak ketiga di nota klaim.
• GAR-13 — (Mulai 1.9.1) Pengembalian yang dijanjikan dilunasi dengan Terima pengembalian (di nota klaim atau Laporan → Klaim garansi): boleh dicicil, tidak melebihi sisa piutang; uang masuk ke kas/bank yang dipilih dan piutang berkurang.

Komisi teknisi untuk klaim mengikuti aturan KOM-4 (servis klaim tidak menambah komisi teknisi yang mengerjakannya; klaim menjadi potongan bagi teknisi servis asal) dan KOM-5 (refund klaim gagal memotong komisi teknisi servis asal sebesar persen komisinya × nilai refund). Lihat Penjelasan fitur Komisi teknisi.

Contoh hitungan

Garansi per tindakan. Unit diambil 31 Agustus 2026 dengan dua tindakan:

1. Jasa ganti keyboard, garansi 3 bulan → 31 Agustus + 3 bulan = 31 November (tidak ada) → 30 November 2026.
2. Part terpisah SSD 512 GB NVMe, garansi 1 tahun → 31 Agustus 2027.
3. Masa garansi servis terisi otomatis = yang berakhir paling akhir = 1 tahun, s.d. 31 Agustus 2027.
4. Klaim pertama diserahkan dengan Tambahan masa garansi 10 hari → garansi rantai berakhir 10 September 2027.

Klaim gagal. Sari Wulandari (Asus VivoBook 14 A416, data contoh) membayar nota pertama Rp 350.000 (jasa Rp 100.000 + Keyboard Asus X441 Rp 250.000). Klaim pertama gratis (Rp 0). Pada klaim kedua keyboard tidak bisa diperbaiki:

1. Batas refund = Rp 350.000 (dibayar di rantai) − Rp 0 (refund sebelumnya) = Rp 350.000.
2. Toko mengembalikan Rp 250.000 tunai → kas berkurang Rp 250.000, beban garansi bertambah Rp 250.000, nomor RFG-….
3. Komisi teknisi nota pertama (Andi, 10 %) dipotong 10 % × Rp 250.000 = Rp 25.000 pada periode refund (KOM-5).
4. Nota klaim kedua otomatis Batal, garansi rantai berakhir, unit siap dikembalikan.

Klaim gagal dengan bengkel (mulai 1.9.1). Andi membayar Rp 450.000 di bulan Oktober: ganti baterai Rp 50.000 (part toko, modal Rp 35.000) + perbaikan mainboard Rp 400.000 yang dikerjakan Bengkel BGA Jaya (modal Rp 400.000). Laba Oktober = 450.000 − 35.000 − 400.000 = Rp 15.000.

Bulan November laptop mati lagi dalam masa garansi dan tidak bisa diperbaiki. Bengkel menyanggupi mengembalikan 50% × Rp 400.000 = Rp 200.000 (dibayar minggu depan); baterai tidak di-refund. Di Klaim gagal / refund: refund ke Andi Rp 200.000, baris Perbaikan mainboard · Bengkel BGA Jaya diisi Rp 200.000 — Dijanjikan.

Laba Oktober tetap Rp 15.000. Piutang Pihak Ketiga Rp 200.000 tampil di Laporan → Klaim garansi; saat bengkel membayar, klik Terima pengembalian → kas +200.000, piutang 0. Bila bengkel sempat mengerjakan ulang pada nota klaim dengan modal Rp 100.000, modal itu menjadi Beban Garansi (GAR-11), sehingga biaya garansi bersih klaim ini = 200.000 + 100.000 − 200.000 = Rp 100.000.

Contoh kasus toko

Sari mengambil laptopnya dengan garansi 30 hari (garansi bawaan toko). Dua minggu kemudian keyboardnya bermasalah lagi. Kasir membuka nota pertama Sari dan menekan Klaim garansi; dialog menampilkan garansi tiap tindakan dengan tanda Berlaku. Kasir mengisi keluhan "Keyboard kembali bermasalah (garansi)" dan menekan Buat servis klaim. Nota klaim baru tampil dengan tanda KLAIM GARANSI dan EXPRESS, langsung masuk antrean teknisi Andi yang mengerjakan nota pertama.

Andi mengganti keyboard tanpa biaya. Saat unit diambil, tidak perlu invoice; keyboard pengganti keluar dari stok sebagai beban garansi. Di nota pertama, tombol Klaim garansi kini nonaktif dengan keterangan "Nota ini sudah diklaim di …" — klaim berikutnya dibuat dari nota klaim terakhir.

Pengaturan terkait

• Pengaturan → Kasir & pajak → Garansi bawaan toko — angka + satuan garansi untuk baris yang dikosongkan. Lihat Pengaturan: Kasir & pajak.
• Pengaturan → Pesan WhatsApp & pengingat — pengingat garansi hampir habis (bawaan 7 hari sebelum berakhir) dan kode {garansi_per_tindakan}. Lihat Pengaturan: Pesan WhatsApp & pengingat.
• Pengaturan → Nota & cetak — garansi per tindakan di nota pengambilan. Lihat Pengaturan: Nota & cetak.
• Panduan langkah demi langkah: Klaim garansi, Serah terima & nota pengambilan, Pengingat pelanggan.

Batasan

• Boleh tidaknya klaim ditentukan oleh garansi rantai (masa garansi servis nota pertama + tambahan). Status garansi per tindakan hanya ditampilkan sebagai pengingat; petugas yang memastikan keluhan termasuk tindakan yang masih berlaku.
• Masa garansi tidak bisa diubah setelah unit diserahkan.
• Klaim gagal tidak bisa dibatalkan; refund dan pengembalian pihak ketiga yang sudah dicatat tidak bisa ditarik kembali (salah catat dikoreksi lewat Keuangan → Jurnal).
• Pengembalian dari pihak ketiga hanya lewat nota klaim yang dinyatakan gagal. Modal pihak ketiga nota klaim sebelum 1.9.1 yang belum dibukukan tidak dibukukan ulang.
• Nota klaim yang masih berjalan saat memperbarui ke 1.9.1 akan membukukan modal bengkelnya saat diserahkan / dinyatakan gagal. Bila pembayaran ke bengkel itu dulu sudah dicatat sebagai Pengeluaran berakun biaya, kosongkan Modal ke pihak ketiga di jasanya sebelum menyerahkan unit agar tidak tercatat dua kali.
• Servis sebelum versi 1.4 hanya punya satu masa garansi (tanpa garansi per tindakan).
• Servis batal tidak pernah bergaransi dan tidak bisa diklaim.

Pertanyaan umum

Dari kapan masa garansi dihitung bila ada beberapa klaim? Selalu dari tanggal unit nota pertama diambil, ditambah semua Tambahan masa garansi di nota klaim.

Kenapa tombol Klaim garansi abu-abu? Arahkan kursor ke tombolnya untuk melihat alasan, mis. "Nota ini sudah diklaim di …", "Masa garansi sudah berakhir", atau "Unit belum diambil pelanggan".

Pelanggan sudah membayar Rp 350.000 tetapi saya hanya ingin mengembalikan Rp 250.000. Bisa? Bisa. Isi nominal berapa pun sampai batas yang ditampilkan, termasuk Rp 0.

Refund ditolak karena saldo kurang. Apa yang harus dilakukan? Saldo kas/bank tidak boleh minus. Pilih akun kas/bank lain, atau catat dulu uang masuknya.

Klaim gagal dan bengkel mau mengembalikan sebagian. Apakah pembukuan bulan lalu diubah? Tidak. Refund ke pelanggan dan pengembalian dari bengkel dicatat di bulan terjadinya, masing-masing dengan nomor sendiri (RFG-… dan PPK-…) yang menyebut nota servisnya. Laporan bulan lalu tetap.

Bengkel berjanji mengembalikan tetapi belum membayar. Bagaimana mencatatnya? Pilih Dijanjikan saat klaim gagal. Sisa piutangnya tampil di nota klaim dan di Laporan → Klaim garansi; klik Terima pengembalian saat uangnya datang (boleh dicicil).

Apakah teknisi dapat komisi dari nota klaim? Tidak. Nota klaim tidak menambah komisi; klaim justru menjadi potongan bagi teknisi nota asal (KOM-4).