Invoice & pembayaran

Kata "" ditandai di halaman ini. Hapus tanda

Untuk apa

Invoice adalah tagihan resmi kepada pelanggan. Dari invoice Anda tahu berapa yang harus dibayar, berapa yang sudah masuk, dan berapa sisanya (piutang). Fitur ini mencakup:

• invoice servis (jasa + part yang dipakai), termasuk DP (uang muka) yang otomatis dipotong;
• pembayaran lunas sekaligus atau dicicil beberapa kali;
• cara bayar (Tunai, Transfer, QRIS, Kartu debit, E-wallet, Lainnya) dan kas tujuan uangnya;
• jatuh tempo dan piutang (tagihan yang belum dibayar);
• batal invoice, batal pembayaran, dan pengembalian dana (refund).

Semua langkah ini otomatis masuk pembukuan, sehingga saldo kas, piutang, dan laporan selalu cocok.

Siapa yang bisa

Hak akses diatur di Pengaturan → Pengguna & hak akses → Peran & hak akses (bagian Kasir & penjualan). Bawaannya:

Pemilik selalu memegang semua hak. Peran lain bisa diubah atau dibuat sendiri, lihat Penjelasan fitur Peran & hak akses.

Aturan

• INV-1 — Invoice servis hanya bisa diterbitkan setelah servis selesai (QC lulus), atau setelah servis dibatalkan (yang ditagih hanya biaya pemeriksaan). Satu servis hanya boleh punya satu invoice aktif, dan invoice bertotal Rp 0 tidak bisa diterbitkan.
• INV-2 — DP yang belum terpakai otomatis dipakai saat invoice terbit (DP paling lama dulu), paling banyak sebesar tagihan. Sisa DP yang melebihi tagihan tetap tercatat sebagai uang muka pelanggan dan bisa dikembalikan. DP hanya bisa diterima sebelum invoice terbit dan selama servis belum dibatalkan atau diserahkan.
• INV-3 — Diskon hanya bisa diisi pengguna yang punya hak Memberi diskon, dan tidak boleh melebihi subtotal. Bila diskon (ditambah potongan poin) menghabiskan seluruh tagihan sehingga total Rp 0, invoice ditolak — pekerjaan tanpa biaya diserahkan tanpa invoice. Tanpa hak itu, kotak Diskon tidak tampil dan permintaan diskon ditolak.
• INV-4 — Pembayaran boleh sebagian (cicilan) dan berkali-kali, tetapi tidak boleh melebihi sisa tagihan; invoice yang sudah lunas tidak menerima pembayaran lagi. Saat bayar tunai, uang yang diserahkan melebihi tagihan dihitung sebagai kembalian — yang dicatat hanya sebesar tagihan. Klik dua kali pada tombol bayar tetap tercatat satu kali.
• INV-5 — Uang masuk ke akun kas/bank bawaan cara bayarnya (Tunai → Kas Utama, Transfer & Kartu debit → Bank, QRIS & E-wallet → QRIS / E-wallet, bisa diubah di Pengaturan → Kasir & pajak), kecuali kasir memilih akun lain saat menerima pembayaran.
• INV-6 — Jatuh tempo invoice servis diisi 0–365 hari dari tanggal invoice (bawaan dari Pengaturan → Kasir & pajak → Jatuh tempo invoice). Sisa tagihan menjadi piutang. Unit yang tagihannya belum lunas hanya bisa diserahkan oleh pengguna dengan hak Menyerahkan unit yang belum lunas (piutang).
• INV-7 — Batalkan invoice wajib diberi alasan. Akibatnya: pembukuan invoice dibalik, stok part kembali dengan harga pokok yang sama, poin member invoice itu dibalik, dan uang yang sudah dibayar tidak hilang — berubah menjadi uang muka pelanggan. Untuk servis, uang muka ini otomatis terpakai lagi bila invoice diterbitkan ulang.
• INV-8 — Kembalikan dana (refund) hanya bisa dari dana yang belum terpakai (DP/uang muka), paling banyak sebesar sisa dana itu, wajib diberi alasan, dan uangnya keluar dari akun kas/bank yang dipilih (saldonya harus cukup).
• INV-9 — Batalkan pembayaran wajib diberi alasan dan hanya untuk pembayaran yang belum dipakai invoice aktif dan belum dikembalikan sebagian. Pembayaran yang sudah masuk invoice: batalkan invoice-nya dulu; yang sudah di-refund: batalkan refund-nya dulu.
• INV-10 — Invoice dan pembayaran tidak pernah dihapus. Yang salah dibatalkan (status Batal), sehingga jejaknya tetap ada di riwayat dan pembukuan.
• INV-11 — Halaman Pelanggan menampilkan kartu Uang muka belum terpakai berisi semua dana pelanggan yang belum dipakai invoice — termasuk yang di luar servis, mis. pembayaran penjualan langsung yang invoicenya dibatalkan. Tombol Kembalikan (hak Mengembalikan dana) mengembalikan sebagian atau seluruhnya dengan aturan INV-8 (mulai 1.9.1).

Contoh hitungan

Data contoh: Dewi Lestari, laptop HP 14s-dq2, keluhan "Layar bergaris setelah jatuh".

1. Saat unit diterima, Dewi membayar DP Rp 100.000 lewat QRIS → masuk akun QRIS / E-wallet.
2. Setelah QC lulus, tagihan servis:
   • Jasa perbaikan: Rp 150.000
   • LCD 14" HD 30 pin: Rp 750.000
   • Subtotal / Total: Rp 900.000 (toko bukan PKP, tanpa PPN)
3. DP otomatis dipotong: Rp 900.000 − Rp 100.000 = Harus dibayar Rp 800.000.
4. Dewi membayar tunai dengan uang Rp 850.000 → kembalian Rp 50.000; yang tercatat sebagai pembayaran Rp 800.000 → invoice Lunas.

Contoh cicilan — Kantor Notaris Wijaya, printer "Printer tidak menarik kertas", jasa Rp 120.000, belum dibayar saat diambil (diserahkan oleh Admin/Pemilik):

Contoh batal invoice: invoice Dewi (Rp 900.000, sudah dibayar Rp 900.000 termasuk DP) dibatalkan karena salah harga → LCD kembali ke stok, piutang Rp 0, dan Rp 900.000 menjadi uang muka Dewi. Saat invoice diterbitkan ulang dengan diskon Rp 50.000 (total Rp 850.000), uang muka itu langsung terpakai Rp 850.000 dan sisanya Rp 50.000 bisa dikembalikan lewat tombol Kembalikan di kartu Tagihan.

Contoh kasus toko

Pak Budi menitipkan laptop dan membayar DP Rp 200.000. Tiga hari kemudian laptop selesai, tagihannya Rp 650.000. Kasir membuka halaman servis, klik Buat invoice: DP sudah otomatis terpotong, tinggal Rp 450.000. Pak Budi baru membawa Rp 300.000, jadi kasir mencatat Rp 300.000 (QRIS). Invoice berstatus Sebagian dengan sisa Rp 450.000 − Rp 300.000 = Rp 150.000. Karena belum lunas, kasir meminta Pemilik menyerahkan unitnya. Minggu depannya Pak Budi datang melunasi Rp 150.000 di Kasir → Invoice → Terima pembayaran.

Pengaturan terkait

• Pengaturan → Kasir & pajak: akun kas & bank, akun bawaan per metode bayar, jatuh tempo invoice, PPN — lihat Pengaturan: Kasir & pajak.
• Pengaturan → Nota & cetak: isi nota dan ukuran kertas — lihat Pengaturan: Nota & cetak.
• Pengaturan → Pengguna & hak akses: siapa boleh memberi diskon, membatalkan, mengembalikan dana.
• Langkah-langkah: Invoice & nota, Serah terima & nota pengambilan, Kasir hari ini & tutup kas.
• Penjelasan terkait: Pembukuan otomatis, Pajak PPN, Poin member, Penjualan langsung.

Batasan

• Invoice yang sudah terbit tidak bisa diubah. Untuk membetulkan harga/rincian: batalkan invoice, perbaiki di servis, lalu terbitkan lagi.
• Tombol Kembalikan (refund) ada di kartu Tagihan halaman servis dan, mulai 1.9.1, di kartu Uang muka belum terpakai halaman pelanggan (untuk uang muka di luar servis, bisa sebagian). Sebelum 1.9.1 uang penjualan langsung yang dibatalkan hanya bisa dikembalikan penuh dengan Batalkan pembayaran di Kasir → Hari ini.
• Uang muka hasil pembatalan penjualan langsung tidak otomatis dipakai untuk penjualan berikutnya.
• Jatuh tempo hanya bisa diisi pada invoice servis; penjualan langsung OFFLINE memakai Jatuh tempo invoice bawaan toko (mulai 1.9.0; sebelumnya jatuh tempo hari itu juga).
• Pengingat piutang dihitung dari umur invoice (hari sejak tanggal invoice), bukan dari tanggal jatuh tempo.

Pertanyaan umum

Pelanggan bayar lebih dari tagihan secara transfer. Bagaimana? Nominal pembayaran tidak boleh melebihi sisa tagihan. Catat sebesar tagihan; kelebihannya kembalikan langsung ke pelanggan, atau terima sebagai DP untuk servis berikutnya.

DP pelanggan lebih besar dari tagihan. Sisanya ke mana? Tetap tercatat sebagai uang muka di kartu Tagihan servis itu, dan bisa dikembalikan dengan tombol Kembalikan.

Penjualan langsung sudah dibayar lalu dibatalkan. Bagaimana mengembalikan uangnya? Buka Pelanggan → pilih pelanggannya → kartu Uang muka belum terpakai → Kembalikan. Isi nominal (boleh sebagian), akun kas yang dipakai, dan alasannya.

Kenapa tombol Batalkan pembayaran tidak muncul? Pembayaran itu sudah dipakai invoice. Batalkan invoice-nya dulu (hak Membatalkan invoice terbit), baru pembayarannya bisa dibatalkan atau dikembalikan.

Kasir salah memilih QRIS padahal tunai. Bisa diperbaiki? Pembayaran yang sudah masuk invoice tidak bisa diubah. Cara paling rapi: catat Transfer antarakun dari QRIS / E-wallet ke Kas Utama sebesar nominal itu dengan catatan "salah pilih cara bayar".

Apakah invoice bisa dihapus? Tidak. Invoice yang salah dibatalkan sehingga jejaknya tetap ada untuk pemeriksaan.