Penomoran dokumen

Kata "" ditandai di halaman ini. Hapus tanda

Untuk apa

Setiap servis, invoice, pembayaran, pembelian, pengeluaran, dan dokumen lain mendapat nomor unik otomatis, misalnya SRV-2610-0001 (servis pertama bulan Oktober 2026). Nomor ini tercetak di nota, dipakai mencari data, dan dipakai pelanggan saat menanyakan servisnya. Pemilik bisa mengatur awalan, urutan (per bulan, per tahun, atau terus), dan jumlah digit, misalnya agar melanjutkan nomor dari buku nota lama.

Siapa yang bisa

Pengaturan ini memakai hak Mengubah format nomor dokumen (bawaan hanya Pemilik).

Aturan

• NOM-1 — Bentuk nomor: AWALAN-PERIODE-NOMOR untuk urutan per bulan (periode = 2 angka tahun + 2 angka bulan, mis. 2610) atau per tahun (periode = 4 angka tahun, mis. 2026), dan AWALAN-NOMOR untuk urutan terus.
• NOM-2 — Urutan Per bulan mulai lagi dari 1 setiap bulan, Per tahun mulai lagi setiap tahun, Terus tidak pernah diulang. Periode mengikuti tanggal dokumen.
• NOM-3 — Awalan 1–8 huruf besar atau angka tanpa spasi (huruf kecil otomatis dijadikan besar), dan tidak boleh sama dengan awalan dokumen lain.
• NOM-4 — Jumlah digit 3–8; nomor diisi nol di depan sampai sepanjang itu (mis. 4 digit → 0001).
• NOM-5 — Mulai dari nomor (opsional) harus lebih besar dari nomor terakhir yang sudah terpakai di periode berjalan, dan hanya berlaku untuk periode berjalan.
• NOM-6 — Nomor diambil saat dokumen disimpan, berurutan per jenis dokumen; dokumen yang dibatalkan tetap memegang nomornya sehingga nomor tidak pernah dipakai dua kali. Draf formulir tidak memakai nomor.
• NOM-7 — Mengosongkan data contoh membuat semua penghitung nomor mulai lagi dari 1.

Awalan bawaan: Servis SRV, Invoice INV, Pembayaran PAY, Pengembalian dana RFD, Pengeluaran EXP, Kas masuk KM, Transfer kas TRF, Pembelian PB, Bayar pemasok BYP, Penyesuaian stok ADJ, Stok opname SO, Jurnal JU, Dana cair marketplace DMP (per bulan); Kode pelanggan PLG, Kode pemasok SUP, Kode part PRT (terus).

Contoh hitungan

Per bulan (bawaan servis: SRV, Per bulan, 4 digit).

Melanjutkan nomor dari buku lama (NOM-5). Nota tulisan tangan terakhir tahun ini bernomor 99. Pemilik mengatur Invoice: awalan FAK, Per tahun, 5 digit, Mulai dari nomor 100.

1. Contoh nomor berikutnya: FAK-2026-00100.
2. Invoice pertama yang diterbitkan mendapat FAK-2026-00100, berikutnya FAK-2026-00101.
3. Bila kemudian mencoba mengisi Mulai dari nomor 50, ditolak: "Nomor berikutnya harus lebih besar dari 100 (nomor terakhir yang sudah terpakai)".
4. Pada 1 Januari 2027 urutan mulai lagi: FAK-2027-00001.

Awalan bentrok (NOM-3). Mengganti awalan Invoice menjadi SRV ditolak: "Awalan SRV sudah dipakai untuk Servis".

Contoh kasus toko

Bu Maya pindah dari aplikasi lama yang nomor invoicenya terus berjalan (terakhir 2.315). Sebelum mulai memakai NEST Service Manager sungguhan, ia membuka Pengaturan → Nomor dokumen, mengubah Invoice menjadi awalan INV, urutan Terus, 6 digit, Mulai dari nomor 2316. Kolom Contoh nomor berikutnya menampilkan INV-002316. Invoice pertamanya keesokan hari bernomor INV-002316, sehingga pembukuan lamanya tetap nyambung.

Pengaturan terkait

• Pengaturan → Nomor dokumen — tabel Format nomor dokumen (Dokumen, Awalan, Urutan, Nomor berikutnya); klik baris untuk mengubah Awalan, Jumlah digit, Urutan nomor (Per bulan / Per tahun / Terus), Mulai dari nomor, dengan Contoh nomor berikutnya.
• Panduan terkait: Pengaturan: Nomor dokumen, Penjelasan fitur Data contoh.

Batasan

• Nomor dokumen yang sudah terbit tidak bisa diubah, dan format baru tidak mengubah nomor lama.
• Bentuk periode tetap (tahun-bulan 2610 atau tahun 2026); tidak bisa menambah kode lain seperti nama kasir atau nomor meja di tengah nomor.
• Mulai dari nomor tidak bisa dipakai untuk mundur atau mengisi celah nomor yang terlewat.
• Nomor yang terlanjur terpakai oleh dokumen yang kemudian dibatalkan tidak dipakai ulang.

Pertanyaan umum

Bisakah melanjutkan nomor nota dari buku lama? Bisa. Isi Mulai dari nomor dengan nomor terakhir di buku lama ditambah 1.

Kenapa nomor servis kembali ke 0001? Urutan Per bulan dimulai lagi dari 1 setiap bulan; periode di tengah nomor (mis. 2611) membuat nomor tetap unik.

Apakah nomor kembali ke 1 setelah data contoh dikosongkan? Ya, semua penghitung nomor mulai lagi dari 1.

Kasir tidak bisa membuka Nomor dokumen. Menu ini khusus pemegang hak Mengubah format nomor dokumen (bawaan Pemilik).