Pembelian, utang pemasok & retur

Kata "" ditandai di halaman ini. Hapus tanda

Berlaku sejak 1.5.0 · diperbarui di 1.9.0 (harga beli hanya untuk yang berhak, tab draf, urutan terbaru).

Untuk apa

Setiap part yang dibeli dari pemasok dicatat di Stok → Pembelian → Catat pembelian. Saat disimpan, aplikasi sekaligus:

• menambah stok dan menghitung ulang HPP rata-rata,
• mengurangi saldo kas/bank (pembelian tunai) atau mencatat utang pemasok (pembelian kredit),
• membuat pembukuannya otomatis.

Utang dilunasi dengan Bayar utang (boleh dicicil). Part rusak atau salah kirim dikembalikan lewat Retur ke pemasok.

Siapa yang bisa

Hak di Pengaturan → Pengguna & hak akses → Peran & hak akses, kelompok Stok & pembelian (dan Keuangan untuk bayar utang).

Aturan

• BELI-1 — Pembelian wajib punya pemasok aktif, minimal satu part, dan setiap baris berisi jumlah > 0 dan harga beli. Total tidak boleh Rp 0 dan tanggal pembelian tidak boleh di masa depan.
• BELI-2 — Saat disimpan, stok setiap part bertambah dan HPP rata-rata dihitung ulang (lihat aturan STK-5). Pembelian yang sudah tersimpan tidak bisa diubah atau dihapus.
• BELI-3 — Pembelian Tunai / lunas mengurangi akun kas/bank yang dipilih di Dibayar dari, dan ditolak bila saldo akun itu tidak cukup.
• BELI-4 — Pembelian Kredit (utang) dicatat sebagai utang pemasok. Jatuh tempo tidak boleh sebelum tanggal pembelian; bila dikosongkan, jatuh tempo = tanggal pembelian.
• BELI-5 — Bayar utang: nominal harus lebih dari 0 dan tidak boleh melebihi sisa utang; dibayar dari akun kas/bank yang dipilih dan ditolak bila saldonya tidak cukup. Boleh dicicil berkali-kali.
• BELI-6 — Retur ke pemasok: alasan wajib; jumlah per part paling banyak = jumlah dibeli − yang sudah diretur; part yang sama tidak boleh ditulis dua kali.
• BELI-7 — Nilai retur = jumlah × harga beli part itu di pembelian tersebut (rata-rata bila part muncul di beberapa baris), dibulatkan ke sen. Stok keluar dengan HPP rata-rata saat itu; bila keduanya berbeda, selisihnya dicatat ke akun Selisih Stok.
• BELI-8 — Penyelesaian retur: Potong utang ke pemasok hanya untuk pembelian kredit dan hanya bila nilai retur ≤ sisa utang; Uang dikembalikan pemasok menambah saldo akun kas/bank yang dipilih.
• BELI-9 — Tanpa hak Melihat harga beli di pembelian & retur pembelian, kolom harga beli dan subtotal per barang disembunyikan di rincian pembelian dan retur. Total nota tetap tampil.
• BELI-10 — Retur ditolak bila stok part itu sekarang lebih sedikit dari jumlah yang diretur (retur tidak bisa membuat stok minus).
• BELI-11 — Daftar pembelian tersusun dari yang terbaru; saringan Belum lunas hanya menampilkan pembelian kredit yang masih punya sisa utang, dan total Utang pemasok tampil di atas daftar.

Contoh hitungan

Memakai data contoh (pemasok CV Sumber Part Komputer (contoh)), pembelian kredit 25 hari lalu tanpa jatuh tempo:

1. 9 hari lalu dibayar sebagian Rp 1.000.000 dari Bank → sisa utang Rp 2.220.000 − Rp 1.000.000 = Rp 1.220.000.
2. Jatuh tempo dikosongkan, jadi dianggap jatuh tempo pada tanggal pembelian (BELI-4): di Laporan → Utang pemasok tampil "lewat 25 hari", kelompok 1–30 hari.
3. Hari ini 1 SSD ternyata rusak → Retur ke pemasok, 1 × Rp 420.000 = Rp 420.000, penyelesaian Potong utang.
   • Sisa utang: Rp 1.220.000 − Rp 420.000 = Rp 800.000.
   • Stok SSD berkurang 1. HPP rata-rata SSD = Rp 420.000, sama dengan harga beli, jadi tidak ada selisih stok (BELI-7).
4. Bila retur senilai Rp 900.000 dipilih Potong utang padahal sisa Rp 800.000 → ditolak; pilih Uang dikembalikan pemasok (BELI-8).

Contoh kasus toko

Pak Hendra (Keuangan) mencatat nota pemasok sore hari. Di tengah mengisi, ada pelanggan datang; ia pindah ke menu lain. Isian pembelian tetap aman sebagai tab draf "Pembelian" di bawah menu, lalu dilanjutkan setelah pelanggan pergi. Admin toko yang memeriksa nota keesokan harinya melihat jumlah barang dan total nota, tetapi tidak melihat harga beli per barang.

Pengaturan terkait

• Pengaturan → Kasir & pajak → Akun kas & bank (akun yang bisa dipilih di Dibayar dari / Uang masuk ke).
• Pengaturan → Pengguna & hak akses → Peran & hak akses (Peran & hak akses).
• Tab draf formulir — pembelian yang belum disimpan.
• Panduan: Pembelian & retur ke pemasok, Laporan, Pengeluaran, kas masuk & transfer.
• Lihat Stok barang & HPP rata-rata.

Batasan

• Pembelian yang sudah disimpan tidak bisa diedit atau dibatalkan. Salah jumlah/harga → retur bagian yang salah, lalu catat pembelian baru.
• Tidak ada diskon, ongkos kirim, atau pajak di dalam nota pembelian; ongkos kirim dicatat sebagai pengeluaran terpisah.
• Satu pembayaran utang hanya untuk satu pembelian (tidak bisa satu transfer untuk beberapa nota sekaligus).
• Pembayaran utang yang sudah tercatat tidak bisa dibatalkan dari layar pembelian.
• Tanpa hak melihat harga beli, pengguna tetap mengetik harga beli saat mencatat pembelian (dari nota pemasok); yang disembunyikan adalah rinciannya setelah tersimpan.

Pertanyaan umum

Di mana melihat semua utang ke pemasok? Di Laporan → Utang pemasok (dikelompokkan menurut umur), atau di Stok → Pembelian dengan saringan Belum lunas.

Kenapa pembelian tunai saya ditolak "Saldo … tidak cukup"? Saldo akun kas/bank yang dipilih kurang. Pilih akun lain atau catat dulu uang masuk/transfer ke akun itu.

Apakah HPP berubah setelah retur? Tidak. Barang keluar memakai HPP rata-rata saat itu; bila harga beli di nota berbeda dari HPP rata-rata, selisihnya masuk akun Selisih Stok.

Bolehkah memotong utang dari pembelian tunai? Tidak; pembelian tunai tidak punya utang. Pilih Uang dikembalikan pemasok.

Lihat juga: Pembelian & retur ke pemasok