Pembukuan otomatis

Kata "" ditandai di halaman ini. Hapus tanda

Untuk apa

Pemilik toko tidak perlu paham akuntansi untuk punya laporan laba rugi dan neraca yang benar. Setiap transaksi yang menyangkut uang atau stok — invoice, pembayaran, DP, refund, pembelian, pengeluaran, transfer, stok opname, tutup kas, dana cair marketplace — otomatis dicatat sebagai jurnal (catatan debit–kredit) di akun yang tepat. Dari jurnal inilah semua laporan keuangan disusun.

Menu Keuangan dipakai untuk hal-hal di luar penjualan dan pembelian:

• Pengeluaran — biaya operasional (sewa, listrik, gaji, ongkir, dan jenis yang Anda tambahkan sendiri);
• Kas masuk lain — uang masuk selain penjualan (modal, saldo awal, pendapatan lain);
• Transfer antarakun — memindahkan uang antar kas/bank/e-wallet, misalnya setor ke bank;
• Jurnal — daftar semua jurnal, dan tombol Jurnal umum untuk pencatatan khusus (modal berupa barang, prive, penyusutan, koreksi);
• Tutup buku — mengunci bulan yang laporannya sudah final.

Akun-akun dikelompokkan dengan nama yang mudah dikenali: Aktiva, Kewajiban, Modal, Pendapatan, HPP (Harga Pokok Penjualan), Biaya, pendapatan lain, dan biaya lain.

Siapa yang bisa

Diatur di Pengaturan → Pengguna & hak akses → Peran & hak akses (bagian Keuangan). Bawaannya:

Aturan

• BUKU-1 — Setiap transaksi uang/stok membuat jurnal otomatis dan total debit selalu sama dengan total kredit. Jurnal yang sudah tercatat tidak bisa diubah atau dihapus; koreksi selalu lewat jurnal pembalik.
• BUKU-2 — Jurnal invoice: Piutang Pelanggan bertambah sebesar total; Pendapatan Jasa Servis (jasa & biaya lain) dan Penjualan Spare Part (part) bertambah setelah dikurangi diskon (diskon dibagi sebanding nilai jasa dan part); PPN masuk Utang Pajak; harga pokok part dicatat ke HPP Spare Part (part garansi: Beban Garansi) dan mengurangi Persediaan Spare Part. Pembayaran/DP: kas bertambah, piutang atau Uang Muka Pelanggan berkurang/bertambah.
• BUKU-3 — Jurnal otomatis tidak bisa dibalik dari menu Jurnal; batalkan lewat dokumennya (invoice, pembayaran, pengeluaran, transfer, dan sebagainya). Hanya jurnal umum yang bisa dibalik dari menu Jurnal (tombol Balik jurnal, wajib alasan, sekali saja; jurnal pembalik bertanggal hari ini).
• BUKU-4 — Jurnal umum: minimal 2 baris; setiap baris diisi debit atau kredit (tidak keduanya); total debit harus sama dengan total kredit; keterangan wajib. Akun Piutang Pelanggan, Utang Pemasok, Persediaan Spare Part, dan Uang Muka Pelanggan tidak boleh dipakai karena hanya boleh berubah lewat dokumennya.
• BUKU-5 — Pengeluaran dan Kas masuk lain: nominal lebih dari nol, keterangan wajib, tanggal boleh mundur tetapi tidak boleh di masa depan. Pilihan akun Kas masuk lain: Modal Pemilik, Modal Saldo Awal, Utang Lain-lain, dan pendapatan lain. Jenis pengeluaran baru (tombol + Jenis baru, hanya bagi pemegang hak Mengubah pengaturan umum, pajak, akun) dibuat sebagai akun Biaya baru.
• BUKU-6 — Transfer antarakun: dua akun harus berbeda; akun asal berkurang sebesar jumlah transfer ditambah biaya admin, akun tujuan bertambah sebesar jumlah transfer, dan biaya admin dicatat sebagai Biaya Administrasi Bank.
• BUKU-7 — Saldo akun kas/bank tidak boleh minus (lihat KAS-6 di Kasir hari ini & tutup kas).
• BUKU-8 — Tutup buku hanya untuk bulan yang sudah berakhir dan harus berurutan (bulan sebelumnya yang punya transaksi harus ditutup dulu). Transaksi bertanggal di bulan yang sudah ditutup ditolak; pembatalan tetap bisa dan dicatat di tanggal hari ini.
• BUKU-9 — Buka kembali bulan yang sudah ditutup butuh alasan, hak Menutup periode akuntansi dan Mengubah pengaturan umum, pajak, akun (bawaan: hanya Pemilik), dan harus dari bulan yang paling akhir dulu. Kapan & oleh siapa ditutup/dibuka tercatat di kartu bulan dan riwayat aktivitas.
• BUKU-10 — Sejak 1.9.0 nama kelompok bagan akun memakai istilah yang dikenal pemilik toko: Aktiva (dulu Aset), Kewajiban (Liabilitas), Modal (Ekuitas), HPP (Harga Pokok Penjualan) (Beban Pokok), Biaya Operasional (Beban Operasional), Biaya Lain-lain (Beban Lain-lain), dan Modal Saldo Awal (Ekuitas Saldo Awal). Hanya nama yang berubah — kode akun dan angka tidak berubah; nama akun yang pernah Anda ubah sendiri tidak disentuh.

Contoh hitungan

Data contoh: Dewi Lestari, ganti LCD 14" HD 30 pin (harga jual Rp 750.000, harga beli rata-rata Rp 480.000) + jasa Rp 150.000, DP Rp 100.000, sisanya dibayar QRIS.

Hasil: piutang Rp 0, uang muka Rp 0, uang masuk Rp 900.000, pendapatan Rp 900.000, HPP Rp 480.000 → laba kotor Rp 420.000.

Contoh transfer — setor tunai Rp 1.500.000 dari Kas Utama ke Bank dengan biaya admin Rp 6.500:

• Kas Utama berkurang Rp 1.500.000 + Rp 6.500 = Rp 1.506.500;
• Bank bertambah Rp 1.500.000;
• Biaya Administrasi Bank Rp 6.500.

Contoh jurnal umum Modal berupa barang — laptop pribadi senilai Rp 2.000.000 dipakai untuk usaha: Peralatan debit Rp 2.000.000, Modal Pemilik kredit Rp 2.000.000.

Contoh kasus toko

Akhir bulan, Bu Indah (bagian Keuangan) mencatat sewa ruko Rp 2.500.000 lewat Keuangan → Pengeluaran (jenis Sewa Tempat, dibayar dari Bank). Listrik bulan lalu ternyata belum dicatat; ia mengisi tanggal mundur ke akhir bulan lalu. Setelah semua lengkap dan laporan laba rugi bulan lalu sudah diperiksa Pemilik, ia membuka tab Tutup buku dan menekan Tutup buku pada bulan itu. Seminggu kemudian datang tagihan internet bulan lalu yang terlambat: Pemilik menekan Buka kembali dengan alasan "tagihan internet terlambat", Bu Indah mencatatnya, lalu bulan itu ditutup lagi.

Pengaturan terkait

• Pengaturan → Kasir & pajak → Akun kas & bank — lihat Pengaturan: Kasir & pajak.
• Langkah-langkah: Pengeluaran, kas masuk & transfer, Jurnal umum, Tutup buku, Laporan.
• Penjelasan terkait: Invoice & pembayaran, Pajak PPN, Kasir hari ini & tutup kas, Komisi teknisi.

Batasan

• Tutup buku hanya mengunci bulan; aplikasi tidak membuat jurnal penutup laba ke Laba Ditahan secara terpisah (laba tetap terlihat di laporan per periode).
• Bulan yang sedang berjalan tidak bisa ditutup.
• Akun baru yang bisa dibuat dari layar hanya jenis pengeluaran (Biaya) dan pendapatan lain; akun kas/bank ditambah di Pengaturan → Kasir & pajak. Akun lain (aktiva tetap, kewajiban, modal) memakai bagan akun bawaan.
• Jurnal umum, buku besar, laba rugi, dan neraca tersedia sesuai lisensi; bila tidak tersedia, layar menampilkan "Belum tersedia di lisensi ini".

Pertanyaan umum

Saya tidak paham pembukuan. Perlukah memakai jurnal umum? Umumnya tidak. Penjualan, pembayaran, pembelian, dan pengeluaran sudah dibukukan otomatis. Jurnal umum hanya untuk hal khusus; pakai contoh siap pakai (Modal berupa barang, Prive, Penyusutan).

Bagaimana mencatat uang laci yang sudah ada sebelum memakai aplikasi? Keuangan → Kas masuk lain, pilih akun Modal Saldo Awal.

Saya salah mencatat pengeluaran. Bisa dihapus? Tidak dihapus, tetapi Batalkan (wajib alasan). Aplikasi membuat catatan pembalik sehingga saldo kembali benar dan jejaknya tetap ada.

Kenapa transaksi ditolak "Periode untuk tanggal … sudah ditutup"? Bulan itu sudah tutup buku. Minta Pemilik Buka kembali bulan tersebut, atau catat dengan tanggal hari ini.

Kenapa nama "Aset/Ekuitas" berubah menjadi "Aktiva/Modal"? Sejak 1.9.0 nama kelompok akun disesuaikan dengan istilah yang umum di toko. Angka dan kode akun tidak berubah.