Kata "" ditandai di halaman ini. Hapus tanda
Untuk apa
Dengan add-on WhatsApp otomatis, pesan untuk pelanggan dikirim sendiri dari nomor WhatsApp toko — tanpa membuka WhatsApp satu per satu. Contohnya kabar unit diterima, unit siap diambil, invoice (PDF), dan pelunasan. Pelanggan juga bisa menjawab estimasi biaya cukup dengan membalas SETUJU atau TOLAK, dan jawabannya langsung tercatat di servis.
Sebagai bonus, Pemilik menerima laporan harian di WhatsApp dan pelanggan yang unitnya sudah diambil diajak memberi ulasan Google. Tanpa add-on, tombol WhatsApp tetap bisa dipakai secara manual (membuka WhatsApp di perangkat).
Siapa yang bisa
| Kegiatan | Pemilik | Admin | Kasir | Teknisi | Keuangan |
|---|---|---|---|---|---|
| Membuka Pengaturan → WhatsApp otomatis: menautkan nomor, memilih pesan otomatis, jam tenang, laporan harian, ulasan Google | ✔ | – | – | – | – |
| Mengubah isi pesan di Pengaturan → Pesan WhatsApp & pengingat (hak Mengubah pengaturan umum, pajak, akun) | ✔ | – | – | – | – |
| Mengirim WhatsApp dari halaman servis (hak Melihat servis yang ditugaskan) | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ |
| Mengirim WhatsApp dari halaman invoice (hak Melihat invoice) | ✔ | ✔ | ✔ | – | ✔ |
| Menangani daftar WA gagal (kirim manual, kirim ulang, abaikan) | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ |
| Batalkan jawaban SETUJU/TOLAK dari pelanggan (hak Membuat dan mencatat persetujuan estimasi) | ✔ | ✔ | – | ✔ | – |
Menu WhatsApp otomatis hanya untuk peran Pemilik dan hanya tampil selama add-on aktif atau masa tenggang. Teknisi yang hanya punya hak servis yang ditugaskan hanya melihat pesan gagal untuk servisnya sendiri.
Aturan
- WA-1 — Jenis pesan otomatis: Unit diterima, Siap diambil / servis dibatalkan, Invoice, Pelunasan (invoice lunas), Invoice penjualan langsung (kelimanya bawaan aktif), serta Pengingat: belum diambil, Pengingat: estimasi belum dijawab, Pengingat: garansi hampir habis (bawaan mati). Isinya memakai template di Pesan WhatsApp & pengingat.
- WA-2 — Pesan otomatis hanya dikirim ke pelanggan yang dicentang Boleh dihubungi lewat WhatsApp, punya nomor minimal 9 angka, dan datanya tidak disamarkan (UU PDP). Balasan STOP hanya menghentikan promosi & ajakan ulasan; pesan servis tetap dikirim.
- WA-3 — Paling banyak 5 pesan otomatis per pelanggan per hari (pesan ke-6 dan seterusnya dilewati, bisa dikirim manual) dan 1 pesan per kejadian: Unit diterima sekali per servis per hari, Siap diambil sekali per kejadian (terkirim lagi bila unit siap lagi setelah rollback), Invoice sekali per invoice per status bayar.
- WA-4 — Jam tenang (bawaan 21.00–07.00): pesan otomatis yang muncul di jam tenang ditunda sampai jam tenang selesai, ditambah jeda acak 0–20 menit. Pesan yang dikirim petugas, balasan konfirmasi SETUJU/TOLAK, dan laporan harian tidak ditahan. Jam mulai sama dengan jam selesai = tanpa jam tenang.
- WA-5 — Isi pesan otomatis disusun ulang dari data terbaru tepat sebelum dikirim. Invoice yang dibatalkan sebelum terkirim → pesannya dibatalkan; invoice yang dilunasi sebelum terkirim → hanya pesan pelunasan yang dikirim; unit yang tidak lagi menunggu diambil → pesan Siap diambil dibatalkan.
- WA-6 — Pelanggan bisa membalas SETUJU atau TOLAK (juga TIDAK / TIDAK SETUJU) untuk estimasi yang dikirim dalam 14 hari terakhir. Satu servis menunggu → jawaban langsung tercatat dan pelanggan menerima konfirmasi; bila disetujui, pekerjaan & part dari estimasi dibuat dan servis masuk tahap Dikerjakan. Beberapa servis menunggu → pelanggan diminta membalas dengan nomor servis (mis.
SETUJU SRV-2610-0012). Tidak ada yang menunggu → pelanggan diberi tahu. - WA-7 — Jawaban dari WhatsApp bisa Batalkan oleh petugas selama 14 hari, selama pekerjaan belum dimulai, part belum dipakai, dan belum ada estimasi yang lebih baru. Estimasi kembali menunggu jawaban.
- Nomor HP data contoh berbentuk 0800-0000-NNNN dan tidak pernah dikirimi WhatsApp — otomatis, manual, maupun broadcast (aturan DC-5 di Data contoh 90 hari).
- WA-8 — Jeda dan batas harian diatur layanan NEST Dev: jeda acak 8–20 detik antar pesan; batas harian bawaan 500 pesan servis per toko, setengahnya selama 7 hari pertama setelah nomor ditautkan. Batas tercapai → pesan ditunda ke esok hari (bukan gagal).
- WA-9 — Pesan yang tidak sampai (mis. nomor tidak memakai WhatsApp) masuk daftar ⚠ WA gagal untuk dikirim manual, dikirim ulang, atau diabaikan. Bila nomor toko terputus lebih dari 24 jam, Pemilik melihat pita Nomor WhatsApp toko terputus; pesan menunggu sampai disambungkan lagi.
- WA-10 — Setelah masa tenggang add-on habis, pesan yang masih menunggu dipindah ke WA gagal ("Langganan layanan habis — kirim manual") dan broadcast yang berjalan dibatalkan. Kirim manual lewat WhatsApp di perangkat tetap bisa.
- WA-11 — Laporan harian dikirim sekali sehari setelah jam pilihan (bawaan 21.00) ke paling banyak 5 nomor. Ajakan ulasan Google dikirim sehari setelah unit diambil, sekali per servis, hanya untuk servis yang diambil setelah fitur dinyalakan dan paling lama 7 hari lalu, tidak di jam tenang, tidak ke pelanggan yang membalas STOP; isi pesan wajib memuat {link_ulasan}.
Contoh hitungan
Batas 5 pesan otomatis per pelanggan per hari (WA-3). Pelanggan Sari Wulandari membawa dua laptop di hari yang sama.
| Jam | Kejadian | Pesan otomatis ke-… | Dikirim? |
|---|---|---|---|
| 09.00 | Laptop A diterima | 1 | Ya |
| 09.10 | Laptop B diterima | 2 | Ya |
| 13.00 | Laptop A siap diambil | 3 | Ya |
| 15.00 | Invoice laptop A (belum lunas) | 4 | Ya |
| 16.00 | Invoice A dilunasi | 5 | Ya (pesan LUNAS + PDF) |
| 17.00 | Laptop B siap diambil | 6 | Tidak — dilewati; kirim manual dari tombol WhatsApp |
Jam tenang (WA-4). Teknisi menyelesaikan QC pukul 21.40. Pesan Siap diambil ditunda dan terkirim antara 07.00 dan 07.20 besok pagi. Bila sapaan diatur Sesuai waktu, pesannya berbunyi "Selamat pagi".
Batas harian nomor baru (WA-8). Nomor toko ditautkan 3 Oktober.
| Tanggal | Batas pesan servis per hari |
|---|---|
| 3–9 Oktober (7 hari pertama) | 500 ÷ 2 = 250 |
| Mulai 10 Oktober | 500 |
Balasan SETUJU (WA-6) — contoh dari data contoh: Yoga Pratama (Asus X441, "Laptop mati total") menunggu persetujuan estimasi Rp 350.000. Bila ia membalas SETUJU:
- Estimasi tercatat Disetujui; jasa Rp 350.000 masuk tab Jasa & part; servis pindah ke Dikerjakan.
- Ia menerima balasan: "Terima kasih, Yoga Pratama. Persetujuan estimasi servis … sebesar Rp 350.000 sudah kami catat."
- Di data contoh, pesan ini tidak benar-benar dikirim (nomor 0800-0000-0011, DC-5).
Contoh kasus toko
Toko Pak Bambang menerima 25 unit sehari. Dulu kasir mengirim kabar "siap diambil" satu per satu dari HP. Setelah memasang add-on WhatsApp otomatis dan menautkan nomor khusus toko, kabar itu terkirim sendiri. Malam hari, pesan yang muncul ditahan sampai pagi. Pukul 21.00, Pak Bambang menerima Laporan harian di HP-nya: uang masuk, servis masuk/selesai/diambil, unit siap belum diambil, dan piutang.
Suatu hari pelanggan salah membalas SETUJU. Teknisi membuka tab Riwayat servis itu, menekan Batalkan pada jawaban pelanggan — pekerjaan & part yang dibuat otomatis dihapus dan servis kembali menunggu persetujuan.
Pengaturan terkait
- Pengaturan → WhatsApp otomatis — Hubungkan (QR), Kirim otomatis, Jam tenang, Invoice dikirim sebagai (PDF + teks / Teks + link lacak), Di perangkat ini, utamakan kirim dari nomor toko, Kirim laporan harian, Kirim ajakan ulasan otomatis.
- Pengaturan → Pesan WhatsApp & pengingat — isi pesan, kode isian, sapaan, jadwal pengingat.
- Data pelanggan → Boleh dihubungi lewat WhatsApp.
- Panduan: Add-on WhatsApp otomatis, WhatsApp: kirim, pesan gagal & balasan pelanggan, Pengaturan: Pesan WhatsApp & pengingat, Promosi & broadcast, Masalah: WhatsApp.
Batasan
- Satu nomor WhatsApp per toko (komputer server).
- Pesan dengan foto (hasil screening/QC) tetap dikirim manual lewat WhatsApp di perangkat.
- Lampiran PDF paling besar 6 MB; bila PDF gagal dibuat, invoice dikirim sebagai teks saja.
- Pengiriman memakai WhatsApp biasa (bukan layanan resmi WhatsApp Business API); nomor bisa dibatasi WhatsApp bila banyak penerima melapor spam.
- Batas harian & jeda ditentukan NEST Dev, tidak bisa diubah dari aplikasi.
- Selama trial atau mode baca saja, WhatsApp otomatis tidak berjalan.
Pertanyaan umum
Apakah WhatsApp di HP toko masih bisa dipakai biasa? Bisa. Nomor hanya ditautkan sebagai perangkat tambahan (Perangkat tertaut).
Kenapa pesan malam tidak langsung terkirim? Karena jam tenang (bawaan 21.00–07.00). Pesan dikirim pagi harinya.
Pelanggan membalas STOP. Apakah ia masih menerima kabar servis? Ya. STOP hanya menghentikan promosi dan ajakan ulasan; kabar servis tetap dikirim selama Boleh dihubungi lewat WhatsApp dicentang.
Kenapa satu pelanggan tidak menerima pesan siap diambil? Mungkin sudah 5 pesan otomatis hari itu, nomornya tidak memakai WhatsApp (lihat WA gagal), atau centang Boleh dihubungi lewat WhatsApp mati.
Bisakah saya mematikan ajakan ulasan Google? Bisa, kapan saja di Pengaturan → WhatsApp otomatis; ajakan yang belum terkirim ikut dibatalkan.