Terima servis

Kata "" ditandai di halaman ini. Hapus tanda

Untuk apa

Mencatat setiap unit yang dibawa pelanggan sejak detik pertama: siapa pemiliknya, perangkat apa, keluhannya, kondisi fisik, dan kelengkapan yang dititipkan. Aplikasi lalu memberi nomor servis yang menjadi pegangan pelanggan dan toko sampai unit diambil. Dari sini juga tanda terima, label unit, dan pesan WhatsApp konfirmasi dibuat.

Tanpa pencatatan ini, unit mudah tertukar, kelengkapan (charger, tas) sering diperdebatkan saat diambil, dan pelanggan lama harus ditanya ulang datanya.

Siapa yang bisa

Teknisi bawaan tidak bisa menerima unit baru. Bila toko ingin teknisi juga bisa, centang hak Menerima unit servis baru pada peran Teknisi.

Aturan

• SRV-1 — Unit hanya bisa disimpan bila keluhan pelanggan diisi, pelanggan dipilih atau namanya diisi, dan jenis perangkat dipilih. Nomor HP boleh kosong; bila diisi harus 6–15 angka.
• SRV-2 — Nomor servis dibuat otomatis saat Simpan & buat nomor servis ditekan, dengan pola bawaan SRV-TTBB-NNNN (tahun-bulan, nomor urut 4 angka) yang mulai lagi dari 0001 setiap bulan. Draf yang belum disimpan tidak memakai nomor.
• SRV-3 — Pelanggan lama dikenali dari nomor HP walaupun ditulis dengan format lain (mis. +62 812…, 62812…, 0812-…); aplikasi menawarkan Pakai data ini atau Bukan.
• SRV-4 — Perangkat yang dipilih harus milik pelanggan yang dipilih; perangkat pelanggan lain ditolak.
• SRV-5 — Prioritas Normal (bawaan) atau Express. Daftar servis menampilkan servis Express lebih dulu, lalu yang paling baru diterima.
• SRV-6 — Selama tahap Diterima, data servis dan foto hanya bisa diubah oleh pembuat nota atau Pemilik; pegawai lain hanya melihat.
• SRV-7 — Teknisi boleh dipilih saat menerima unit hanya oleh pengguna yang berhak menugaskan teknisi. Unit tanpa teknisi masuk antrean yang terlihat oleh semua teknisi; teknisi (atau Pemilik) yang memulai screening otomatis menjadi teknisinya.
• SRV-8 — Foto pembuatan nota bersifat opsional, paling banyak 12 foto, dan hanya bisa ditambah selama servis masih di tahap Diterima.
• SRV-9 — Tombol Ubah di kartu Unit hanya untuk Pemilik, juga setelah unit diambil. Perubahan jenis/merek/model/nomor seri berlaku untuk semua nota perangkat itu; keluhan, kondisi, dan kelengkapan hanya untuk nota ini. Setiap perubahan tercatat di Riwayat (dari → menjadi).
• SRV-10 — Isian Terima servis yang belum disimpan otomatis menjadi tab draf di komputer/HP itu untuk pengguna itu saja (bawaan disimpan 7 hari, paling banyak 10 tab). Draf hilang sendiri setelah disimpan; nomor servis baru dibuat saat Simpan.

Contoh hitungan

Nomor servis per bulan. Toko menerima unit pertama bulan Oktober 2026 dari Sari Wulandari (Asus VivoBook 14 A416, data contoh):

1. Bulan Oktober 2026 → bagian tahun-bulan = 2610.
2. Unit pertama bulan itu → nomor urut 0001.
3. Hasil: SRV-2610-0001. Unit kedua hari itu: SRV-2610-0002.
4. Unit pertama bulan November 2026 kembali ke 0001: SRV-2611-0001.

Estimasi selesai. Layar mengisi otomatis 3 hari dari hari ini. Unit diterima Senin 26 Oktober 2026 → estimasi selesai Kamis 29 Oktober 2026 pukul 17.00 (jam selalu 17.00 pada tanggal yang dipilih).

Uang muka. Dewi Lestari (HP 14s-dq2, layar bergaris) membayar DP Rp 100.000 lewat QRIS saat menyerahkan unit. DP tersimpan dan baru dipotong saat invoice terbit (lihat Penjelasan fitur Serah terima).

Contoh kasus toko

Senin pagi, kasir Rina menerima laptop dari pelanggan yang mengaku pernah servis. Rina mengetik "0800 0000 0002" di kotak nomor HP; kartu Budi Hartono — 1 servis sebelumnya muncul, ia klik Pakai data ini, dan Lenovo IdeaPad 330 milik Budi otomatis terpilih. Rina menulis keluhan "Engsel kanan longgar", mencentang Charger, memotret engsel yang retak, lalu menekan Ctrl + Enter. Nomor SRV-2610-0031 keluar, tanda terima tercetak, dan label ditempel di unit.

Di tengah pengisian, pelanggan lain datang mengambil unit. Rina pindah ke menu Servis; formulir tadi tidak hilang — tab Terima servis · Budi Hartono (Lenovo IdeaPad 330) tampil di bawah menu, tinggal diklik untuk melanjutkan.

Pengaturan terkait

• Pengaturan → Nomor dokumen — mengubah awalan dan pola nomor servis. Lihat Pengaturan: Nomor dokumen.
• Pengaturan → Screening, QC & pembatalan — menambah jenis perangkat yang muncul di layar Terima servis. Lihat Pengaturan: Screening, QC & pembatalan.
• Pengaturan → Identitas & tampilan → Angka & draf formulir — lama draf disimpan (1–90 hari) dan jumlah tab draf (3–20). Lihat Tab draf formulir.
• Pengaturan → Nota & cetak — isi tanda terima dan Cetak uji label. Lihat Pengaturan: Nota & cetak.
• Pengaturan → Pengguna & hak akses — siapa yang boleh menerima unit. Lihat Pengaturan: Pengguna & hak akses.
• Panduan langkah demi langkah: Terima servis, Label barcode unit & pemindai.

Batasan

• Aplikasi tidak menolak pelanggan baru yang nomor HP-nya sama dengan pelanggan lama; aplikasi hanya menawarkan data lama. Bila terlanjur dobel, rapikan dengan Gabungkan pelanggan di menu Pelanggan.
• Data unit setelah nota tersimpan hanya bisa diperbaiki Pemilik. Peran buatan sendiri yang diberi semua hak tetap tidak bisa, karena pengecualian ini khusus peran Pemilik.
• Draf hanya ada di komputer/HP tempat formulir diisi dan hanya untuk pengguna itu; draf tidak pindah ke komputer lain dan tidak ikut backup.
• Foto yang terlewat di tahap Diterima tidak bisa ditambahkan setelah servis masuk screening (gunakan foto screening).
• Data contoh memakai nomor HP fiktif 0800-0000-NNNN; pesan WhatsApp otomatis tidak pernah dikirim ke nomor itu.

Pertanyaan umum

Nomor servis bisa diubah menjadi format toko saya sendiri? Bisa, di Pengaturan → Nomor dokumen. Nomor yang sudah terbit tidak berubah.

Kenapa kasir tidak bisa memilih teknisi? Hak Menugaskan teknisi bawaannya hanya untuk Pemilik dan Admin. Unit tanpa teknisi tetap aman: masuk antrean dan teknisi yang memulai screening otomatis ditugaskan.

Saya salah mengetik model laptop setelah nota tersimpan. Bagaimana memperbaikinya? Pemilik membuka servis itu, klik Ubah di kartu Unit, lalu simpan. Perubahan tercatat di Riwayat.

Draf Terima servis saya hilang. Kenapa? Draf dihapus otomatis bila tidak disentuh lebih dari batas hari (bawaan 7), bila jumlah tab melewati batas (draf terlama ditutup), atau bila dibuka di komputer/akun lain.

Apakah DP wajib? Tidak. DP opsional dan otomatis dipotong saat invoice terbit.